مجوز و مدارک لازم برای برگزاری همایش در ایران

با مجوز و مدارک لازم برای برگزاری همایش در ایران آشنایی دارید؟

برگزاری همایش در ایران، به مجوزهای خاصی نیاز دارد. پس اگر می خواهید برای کسب و کارتان و گسترش برند شخصی خود، همایش یا سمینار موفقی برگزار کنید و تمام مراحل را به خوبی پشت سر بگذارید. لازم است که با مدارک لازم برای برگزاری همایش و سمینار در ایران آشنا شوید.

مدارک لازم برای برگزاری همایش در ایران چیست؟

برای اطلاع از مدارک لازم برای برگزاری همایش در ایران، بخشنامه ای از سوی سازمان توسعه مدیریت و منابع انسانی ریاست جمهوری به کلیه دستگاه های اجرایی ابلاغ شده است. در این بخشنامه آورده شده است که: هر همایش یا سمیناری که از عبارت «ملی»، «بین المللی» و «کشوری» استفاده کند، باید مجوز لازم برگزاری چنین همایشی را از کارگروه سامان‌دهی همایش ها دریافت کند. حالا اگر می خواهید در سطح استانی یک همایش یا سمینار برگزار کنید، لازم است که مجوز برگزاری همایش خود را از شورای برنامه ریزی و توسعه استان خود دریافت کنید.

مدارک لازم برای برگزاری سمینار، سخنرانی و کنفرانس چیست؟

در مقاله قبلی درباره انواع دورهمی ها و جلسات گروهی مثل همایش، سمینار، سمپوزیوم، کنفرانس، جشنواره، سخنرانی و… صحبت کردیم. اگر این مقاله را مطالعه نکرده اید، حتما این مقاله از سایت را نیز مطالعه کنید. در بخش نامه سازمان توسعه مدیریت و منابع انسانی ریاست جمهوری این موضوع نیز بیان شده است که به تمام عناوین بالا، لفظ «همایش» نسبت داده می شود. این موضوع به این معناست که برای برگزاری یک کنفرانس ملی یا یک سمپوزیوم بین المللی، به مدارکی نیاز دارید که برای همایش ملی و همایش بین المللی به آنها نیاز خواهید داشت.

در چه مواردی برای برگزاری همایش به مجوز نیاز ندارید؟

با توجه به آنچه که در بخش نامه سازمان توسعه مدیریت و منابع انسانی گفته شده است، اگر همایش شما، پسوند ملی، بین المللی، کشوری یا استانی را ندارد، نیازی به مجوز برگزاری هم نخواهد داشت.

حالا برای دریافت مجوز برگزاری همایش ملی یا همایش بین المللی چه کار باید کرد؟

اگر می خواهید مجوز برگزاری همایش را بدون استرس دریافت کنید، پیشنهاد می کنیم که حداقل ۲ ماه قبل از برگزاری همایش برای این کار اقدام کنید.

برای برگزاری همایش های ملی یا بین المللی، شما باید به لینک زیر مراجعه کرده و کاربرگ مربوط به اخذ مجوز همایش را دانلود کنید:

مراحل اجرایی درخواست و اخذ مجوز «همایشهای ملی و بین المللی»

با فایلهای موجود در سایت دبیرخانه همایش بیشتر آشنا شوید!

در صفحه بالا، سه فایل مختلف را مشاهده خواهید کرد. فایل اول، بخشنامه، توضیحات مربوط به برگزاری همایش و معرفی اعضای گروه ساماندهی همایشها است که فقط برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید آن را مطالعه کنید.

فایل دوم نیز یکسری قوانین را برای برگزاری همایش و نشست های آموزشی توضیح داده است. مثلا در این فایل می خوانید که همایش های ملی بدون داشتن مجوز، اعتباری ندارند و برگزار نخواهند شد.

اما فایل سوم، فایلی است که شما باید دانلود کرده و اطلاعات آن را تکمیل کنید. با خواندن این فایل، متوجه خواهید شد که از شما توضیحات بیشتری درباره همایش پرسیده می شود. مثلا شما باید نام و عنوان همایش را بنویسید، هدف از برگزاری همایش را توضیح دهید، اهمیت و ضرورت برگزاری همایش را شرح دهید و به دیگر سوالات فایل پاسخ درست و کامل بدهید. منظور از برگه درخواست مجوز برگزاری همایش، همین فایل سوم است که باید با دقت آن را تکمیل کنید.

بعد از تکمیل اطلاعات موجود در کاربرگ اخذ مجوز همایش، باید تصویر اساسنامه و روزنامه رسمی یا مجوز فعالیت خود را تهیه کنید. سپس عکسها و برگه درخواست مجوز را برای دبیرخانه کارگروه سامان دهی همایش ها ارسال کنید.

چگونه مدارک لازم برای برگزاری همایش را برای دبیرخانه ساماندهی همایشها ارسال کنید؟

برای ارسال برگه ها و تصاویر به دبیرخانه کارگروه سامان دهی همایشها، می توانید به یکی از دو روش زیر اقدام کنید:

• عکس مجوز فعالیت و برگه مربوط به درخواست مجوز فعالیت را با کمک پست پیشتاز به نشانی: تهران، خیابان کریم خان زند، خیابان استاد نجات الهی شمالی، شماره ۱۹۸، طبقه ۵، بخش مدیریت همایش ها، همکاری های علمی و امور بین الملل ارسال کنید.
• روش دوم این است که فایلهای لازم را تکمیل کنید و به همراه اسکن تصایر، با پست الکترونیک به نشانی etebarehamayesh@smtc.ac.ir بفرستید.

بعد از اینکه فایلهای شما به دست دبیرخانه رسید، ابتدا کاربرگ حاوی اطلاعات همایش بررسی شده و ارزیابی خواهد شد. چنانچه مدارک شما کامل نباشند، نقص مدارک اعلام می شود. بعد از بررسی اولیه، نتایج به دیگر اعضای کارگروه سامان دهی همایش ها داده می شود تا بررسی های بیشتر انجام شود. در نهایت هم جلسه ای تشکیل می شود و درخواست متقاضی به همراه اطلاعات مربوط به همایش مجددا بررسی می شود تا تصمیم گیری نهایی انجام شود. پس از جلسه نیز نتیجه نهایی به امور اداری دبیرخانه ارسال می شود تا نتیجه تقاضا برای دبیر همایش ارسال شود. این درخواست به صورت مکتوب ارسال خواهد شد.

بعد از این مرحله است که شما می توانید بفهمید که درخواست شما تایید شده و مجوز برگزاری همایش به شما داده شده است یا درخواست شما نیاز به یکسری اصلاحات دارد. در بعضی از موارد نیز درخواست مبتنی بر برگزاری همایش یا سمینار به صورت کامل رد می شود.

نتیجه ارسال مدارک برای دبیرخانه رسمی مدیریت همایشها

اگر دبیر کارگروه سامان دهی همایش ها و دبیر علمی همایش با برگزاری همایشتان موافقت کنند، شما مجوز برگزاری همایش را دریافت می کنید و می توانید با خیال راحت و بدون مشکل، همایش دلخواهتان را برگزار کنید.

اگر در پاسخ تقاضای شما، نوشته شده بود که نقص مدارک دارید، ناامید نشوید، مدارک خود را بازنگری کنید و این بار، تکمیل شده مدارک موردنیاز را ارسال کنید.

روندی که در بالا برایتان توضیح دادیم، برای دریافت مجوز برگزاری همایش های در سطح کشور بودند. اگر می خواهید سمینارها و همایش های بین المللی برگزار کنید، علاوه بر مدارک بالا، باید اصل یا کپی تفاهم نامه خود با سازمان بین المللی همکار در همایش را نیز به همراه عکس گذرنامه مدعوین همایش برای دبیرخانه ارسال کنید.

در این نوشته از وبسایت یسنا آنلاین با مجوز و مدارک لازم برای برگزاری همایش آشنا شدید. از اینکه تا انتهای این نوشته با ما همراه بودید از شما متشکریم.