۱۰ کار مهم که در برنامه ریزی برای همایش باید انجام دهید!

کارهای مهم در برنامه ریزی برای همایش

برگزاری همایش و سمینار، برای برندسازی و افزایش تعداد مخاطبین یک کسب و کار بسیار مفید است. شما با برگزاری همایش های حرفه ای، می توانید کاری کنید که در حوزه خودتان بیشتر شناخته شوید و توجه مدیران، افراد بزرگ حوزه خود و متخصصان آن حوزه را به خود جلب کنید. اما آیا شما اصول مهم برنامه ریزی برای همایش را می دانید؟

اگر قصد برگزاری همایش یا سمینار را داشته باشید، خواهید دید که این کار خیلی هم راحت نیست و شما باید جزئیات و ریزه کاری های زیادی را در نظر داشته باشید تا در برگزاری کنفرانس یا همایش خود موفق شوید. در این نوشته می خواهیم درباره کارهای مهمی صحبت کنیم که در برنامه‌ریزی برای همایش باید به آنها توجه داشته باشید و از شما دعوت می کنیم که تا انتهای این نوشته با ما همراه باشید.

۱۰ کار مهم در برنامه ریزی برای همایش

وقتی می خواهید برای برگزاری همایشتان برنامه ریزی کنید، این کارها را انجام دهید:

1. هدف از برگزاری همایش را مشخص کنید.

اولین کاری که باید در برگزاری هر رویدادی مثل همایش و سمینار در نظر داشته باشید این است که چرا آن همایش یا سمینار را برگزار می کنید؟ قصد دارید چه تعداد افراد را در همایش خود ثبت نام کنید؟ مهم ترین اتفاقی که بعد از همایش یا سمینار برای برند یا کسب و کار شما می افتد چیست؟ وقتی هدف خود را از برگزاری همایش یا سمینار مشخص کردید، حالا می توانید دیگر کارهای مهم خود را با دقت و شفافیت بیشتر انجام دهید.

2. تاریخ همایش خود را زودتر مشخص کنید.

اینکه تاریخ برگزاری همایش خود را به تعویق بیندازید، اصلا کار درستی نیست؛ زیرا باعث می شود که با عجله کارهای مهم همایش را انجام دهید و خیلی از موارد مهم را نیز جا بیندازید. به همین دلیل، بهتر است حداقل ۸ ماه زودتر، تاریخ حدودی برگزاری همایشتان را مشخص کنید. اگر همایش شما جزو همایشهای محلی و کوچک است، می توانید ۳ الی ۴ ماه زودتر تاریخ برگزاری همایش خود را تعیین کنید.

دلیل اینکه می گوییم تاریخ همایش را زودتر انتخاب کنید این است که برای استفاده از بسیاری از خدمات دهندگان و مراکز، شما باید از مدتها قبل آنها را رزرو کرده باشید. مثلا اگر ۲ ماه مانده به همایش به دنبال سالن همایش بگردید، به احتمال زیاد می بینید که تمام سالنها پر شده اند و به سختی می توانید سالن مناسبی برای برگزاری همایش یا سمینار خود پیدا کنید. این موضوع درباره تیم عکاسی و فیلمبرداری، خدمات پذیرایی و کترینگها و… نیز صدق می کند؛ پس حتما بنشینید و تاریخ همایش خود را زودتر تعیین کنید.

3. تیم اجرایی خود را انتخاب کنید.

شما به عنوان مدیر یا صاحب کسب و کار، نمی توانید تمام کارهای مربوط به برگزاری همایش را به تنهایی انجام دهید؛ پس بنشینید و به این فکر کنید که برای برگزاری همایش یا سمینار خود، از چه افرادی می توانید کمک بگیرید. از میان همگروهی ها و کارمندان خود، افرادی را در نظر بگیرید که زرنگ هستند و به خوبی می توانند کارها را مدیریت کنند. با تیم اجرایی خود جلسه بگذارید و درباره انتخاب تاریخ همایش، مکان همایش، ظرفیت و تعداد شرکت کننده ها، هدف همایش و… فکر کنید. برای انتخاب تیم اجرایی، حتما یک نفر را به عنوان مسئول بازاریابی و تبلیغات، یک نفر به عنوان مسئول امور مالی، یک نفر به عنوان مسئول تمام تیم و یک نفر را به عنوان مسئول تدارکات همایش در نظر داشته باشید.

با کمک ایونت پلنر، در وقت و انرژی خود صرفه جویی کنید…

اگر می خواهید خودتان و کارمندانتان را درگیر کارهای همایش و جزئیات آن نکنید، بهتر است از یک ایونت پلنر کمک بگیرید. ایونت پلنر، کسی است که سابقه برگزاری و مدیریت چندین همایش و سمینار را دارد و می تواند به شما کمک کند تا بهترین خدمات دهندگان و مراکز را برای همایش خود پیدا کنید. با کمک ایونت پلنر، دیگر مشغول کارهای کوچک ولی مهم نخواهید بود و در وقت و انرژی خودتان و افراد گروهتان صرفه جویی خواهید کرد.

4. به دنبال مکان برگزاری همایش باشید.

یکی دیگر از کارهای مهم در برنامه‌ریزی برای همایش، انتخاب مکان مناسب برای برگزاری همایش است. وقتی به دنبال سالن همایش می گردید، به این فکر کنید که آیا آن مکان از نظر دسترسی در وضعیت خوبی قرار دارد؟ آیا افراد می توانند راحت رفت و آمد کنند؟ آیا آن مکان به مرکز شهر، ایستگاه های اتوبوس یا تاکسی و… نزدیک است؟ آیا سالن همایش موردنظر شما، با تعداد شرکت کنندگان احتمالی همخوانی دارد و به اندازه تمام افراد گنجایش خواهد داشت؟ وقتی همه این عوامل را در نظر بگیرید، می توانید یک سالن مناسب برای برگزاری همایش یا سمینار خود رزرو کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید مقاله مربوط به انتخاب سالن مناسب همایش را در یسنا آنلاین مطالعه کنید.

5. بودجه برگزاری همایش را تعیین کنید.

یکی دیگر از نکاتی که در هنگام برنامه‌ریزی برای همایش ، حتما باید به آن توجه کنید، بودجه همایش است. اگر برای برگزاری همایش خود تیم تشکیل داده اید، حتما این بودجه را با آنها در میان بگذارید تا با توجه به بودجه، کارهای لازم را انجام دهند. اگر هم از ایونت پلنر برای این کار کمک می گیرید، بودجه را با او مطرح کنید تا برنامه ریزی درستی برای انجام کارها و مدیریت بودجه انجام دهد.

شاید فکر کنید که کمک گرفتن از ایونت پلنر، برای شما هزینه بردار است و این موضوع، از نظر اقتصادی به صرفه نیست! اما باید بدانید که با کمک ایونت پلنر، در واقع شما سود می کنید؛ زیرا ایونت پلنر، بهترین مراکز و خدمات دهندگان را با بهترین قیمت برای شما پیدا می کند و از این نظر، به نفع جیب شما عمل می کند. به علاوه، با کمک ایونت پلنر، خیال شما راحت خواهد بود که همه کارهای لازم، درست و طبق برنامه پیش می رود.

6. برای همایش خود اسم و عنوان انتخاب کنید.

یکی دیگر از کارهای مهم در برنامه‌ریزی برای همایش، انتخاب نام و عنوان مناسب برای همایش است. برای انتخاب نام درست و جذاب، می توانید جستجو کنید و دیگر همایشها و سمینارهای برگزار شده در حوزه خودتان را بررسی کنید. حالا می توانید با توجه به اسامی دیگر رویدادها، یک نام و عنوان مناسب و جذاب برای رویداد خود انتخاب کنید. یادتان باشد که برای انتخاب اسم همایش، هرگز عنوانی شبیه به اسم همایش های دیگر در نظر نگیرید؛ زیرا این کار باعث می شود که افراد فکر کنند همایش شما از آنها کپی برداری شده است!

7. محتوای همایش خود را آماده کنید.

حالا که شما می دانید هدف از برگزاری همایش چیست و نام همایش را هم انتخاب کرده اید، وقتش رسیده است که به محتوای همایشتان فکر کنید و ببینید که در آن همایش می خواهید چه چیزهایی را به مخاطبین خود ارائه دهید؟ در هنگام نوشتن محتوای همایش و اسلایدهای ارائه خود، در نظر داشته باشید که صحبت های خود را از یک موضوع مهم و بزرگ شروع کنید و در طول همایش، آن را با مثال و توضیحات بیشتر برای افراد شفاف تر کنید.

8. به زمان بندی همایش خود فکر کنید.

بعد از اینکه محتوای همایش شما آماده شد، می توانید تصمیم بگیرید که همایش شما حدودا چقدر طول می کشد؟ در هنگام زمان بندی همایش در نظر داشته باشید که افراد، از نشستن طولانی مدت روی صندلی و گوش دادن به مباحث پیچیده خسته می شوند و باید برای آنها ۱ یا ۲ استراحت کوتاه مدت در نظر بگیرید. مثلا می توانید بعد از ۹۰ دقیقه یا ۲ ساعت، یک استراحت نیم ساعته بدهید تا افراد تجدید قوا کنند و بعد، صحبتهای خود را ادامه دهید. زمان بندی کردن همایش، یکی دیگر از کارهای مهم در برنامه‌ریزی برای همایش است.

9. تبلیغات کنید.

برای اینکه افراد را از وجود همایش خود مطلع کنید و آنها را برای ثبت نام دعوت کنید، باید شروع به اطلاع رسانی و تبلیغات کنید. روشهای مختلفی برای تبلیغات و جذب مخاطب وجود دارد. مثلا شما می توانید برای افراد ایمیل ارسال کنید، آگهی تبلیغات خود را در مجله یا خبرنامه بنویسید، در شبکه های اجتماعی تبلیغ کنید و با این روشها، افراد را برای ثبت نام ترغیب کنید. در این مرحله، خوب است که از توصیه های بازاریابها و متخصصان تبلیغات نیز استفاده کنید تا تعداد ثبت کنندگان موردنظر خود را برای حضور در رویداد خود جذب کنید.

اگر می خواهید به غیر از خودتان، همایش شما سخنرانهای دیگری هم داشته باشد، با مدیران و افراد برجسته حوزه کاری خود تماس بگیرید و از آنها دعوت کنید که به مراسم شما بیایند و چند دقیقه ای را برای مخاطبان شما صحبت کنند.

10. به پذیرایی مهمانان همایش خود فکر کنید.

یکی از مواردی که روی میزان رضایت شرکت کنندگان همایش، تاثیر مستقیم می گذارد، نحوه پذیرایی در همایش است. اگر می خواهید افراد حس خوبی داشته باشند، با خوراکی های مناسب و باکیفیت از آنها پذیرایی کنید؛ زیرا این موضوع نشان دهنده احترام شما به آنها است. کیک، شیرینی، قهوه، نسکافه، چای، بستنی، میوه، کوکی و فینگرفود، از جمله رایج ترین گزینه ها برای پذیرایی از افراد در همایشها و سمینارها است.

اگر برای برگزاری همایش خود از یک ایونت پلنر حرفه ای کمک می گیرید، مطمئن باشید که خوراکی های همایش را متناسب با بودجه و با بهترین کیفیت انتخاب می کند و رضایت شرکت کنندگان را به صورت کامل به دست خواهد آورد. این موضوع، یکی دیگر از مزایای کمک گرفتن از ایونت پلنر است.

در این نوشته، با ۱۰ مورد از کارهای مهم در هنگام برنامه ریزی برای همایش آشنا شدید. از اینکه تا انتهای این نوشته با ما همراه بودید از شما متشکریم.