راهنمای انتخاب هتل برای برگزاری همایش

راهنمای انتخاب هتل برای برگزاری همایش

آیا برگزاری سمینار یا همایش در هتل کار درستی است؟ مطمئنا بله! اگر اصول درست انتخاب هتل برای برگزاری همایش را بدانید، می توانید یک همایش عالی و خاص در هتل برگزار کنید و رضایت تمام شرکت کننده های همایش را به دست بیاورید.

در این نوشته از سایت یسنا آنلاین می خواهیم درباره مزایای برگزاری همایش در هتل با شما صحبت کنیم و به شما بگوییم که در انتخاب هتل برای برگزاری همایش باید به چه نکاتی توجه داشته باشید؟

بیایید ببینیم چرا برگزاری همایش در هتل باعث رشد کسب و کار و برند شما می شود؟

برگزاری همایش در هتل چه مزایایی دارد؟

یکی از مزایای برگزاری همایش در هتل این است که اکثر هتلها، فضایی شیک و عالی به عنوان سالن اجتماعات دارند. شما می توانید رویداد خود را در سالن اجتماعات هتل برگزار کنید و با این کار، سطح کارتان را بالا بکشید و خود را حرفه ای تر و درجه یک تر نشان دهید. اگر دقت کرده باشید، بزرگان یک حوزه یا صنعت در هتلها همایش خود را برگزار می کنند. شما با برگزاری همایش در هتل، می توانید به افراد نشان دهید که در کار خود واقعا مصمم و حرفه ای هستید.

مزیت دیگری که برگزاری همایش در هتل دارد این است که امکان اسکان شرکت کنندگان همایش در هتل وجود دارد. در همایشهای ملی و بزرگ، معمولا افرادی هستند که از راه دور به آن رویداد می آیند و در نتیجه بعد از سفر و طی کردن مسافتهای طولانی خسته می شوند. در نتیجه باید مکانی وجود داشته باشد که شرکت کننده های شما بتوانند استراحت کنند. انتخاب هتل برای برگزاری همایش این مزیت را دارد که افراد می توانند قبل و بعد از همایش یا سمینار در هتل استراحت کنند و با انرژی بیشتر در همایش شما حضور داشته باشند.

راهنمای انتخاب هتل برای برگزاری همایش

وقتی می خواهید هتل مناسب برای برگزاری همایش را انتخاب کنید، به این نکات توجه کنید:

1. هزینه اجاره سالن هتل

در درجه اول، باید مطمئن شوید که به اندازه کافی بودجه برای اجاره هتل در اختیار دارید. یادتان باشد که علاوه بر پرداخت هزینه برای اجاره هتل، باید پول کافی برای بازاریابی و تبلیغات، پذیرایی، تهیه هدیه و… داشته باشید. اگر بودجه خیلی زیادی برای برگزاری همایش در هتل ندارید، می توانید هزینه های اضافی را حذف کنید و بودجه خود را فقط برای کارهای ضروریتان کنار بگذارید؛ یعنی در تصمیمتان تجدیدنظر کنید. مثلا اگر ۱۰ میلیون تومان در اختیار دارید، به جای انتخاب هتلی که اجاره آن ۱۰ میلیون تومان است، به دنبال هتلهایی باشید که هزینه اجاره سالنشان بین ۵ تا ۶ میلیون تومان است. با این کار، دیگر نگران تمام شدن پولتان نخواهید بود.

2. انتخاب هتل با توجه به فضای سالن و امکانات آن

وقتی می خواهید به دنبال هتل برای برگزاری همایش یا سمینارتان بگردید، به فضای سالن هتل و امکانات آن توجه داشته باشید. ببینید که هتل موردنظر شما، آیا سالن اجتماعات بزرگ و مجهز دارد؟ آیا امکانات هتل مانند لابی، کافی شاپ و… در اختیار برگزارکنندگان همایش قرار می گیرد؟ آیا در سالن گردهمایی هتل تجهیزاتی مثل سیستم نور، میکروفن، پروژکتور و… دارد؟ بعد از مشخص کردن این موارد می توانید بهترین هتل برای برگزاری همایش خود را انتخاب کنید.

3. بازدید وب سایت هتلها برای انتخاب بهترین گزینه

بعد از اینکه فهمیدید که برای برگزاری همایشتان باید به دنبال چه مدل هتلهایی بگردید، به وب سایت هتلها مراجعه کنید و ببینید که هتلهای موردنظر شما چه امکانات و تجهیزاتی دارند؟ فضاهایی مثل تالار اجتماعات، اتاق کنفرانس، تجهیزات نور و صدا، لوکیشن و مکان پذیرایی را از داخل سایت نگاه کنید و بررسی کنید که آیا آن هتل، به گزینه مطلوب شما نزدیک است یا خیر؟

نکته ای که باید بدانید این است که حداقل ۶ ماه قبل از برنامه ریزی رویداد، ارزیابی هتل ها را شروع کنید. اگر زمان کمی تا روز همایشتان مانده است و هنوز هتل یا سالن مناسب برگزاری همایشتان را انتخاب نکرده اید می توانید از یک ایونت پلنر باتجربه و حرفه ای بخواهید که به شما کمک کند تا بهترین هتل برای برگزاری همایش شما را انتخاب کند و به شما پیشنهاد دهد. اگر دوست دارید با مزایای کمک گرفتن از ایونت پلنر آشنا شوید، این نوشته را می توانید مطالعه کنید.

4. توجه به مکان هتل و سهولت دسترسی به آن

یکی از نکات مهم در انتخاب مکان مناسب برای همایش، مکان هتل و سهولت دسترسی به آن است. در هنگام انتخاب هتل، اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان در همایش یا کنفرانس، به راحتی می توانند به همایش شما بیایند. اگر شرکت کننده ها از راه دور به کنفرانس شما می آیند، بهتر است که هتل موردنظر شما در نزدیکی فرودگاه، ترمینال یا ایستگاه قطار واقع شود. وجود یک پارکینگ بزرگ و جادار، یکی دیگر از نکاتی است که برای انتخاب هتل برای برگزاری همایش خود باید به آن توجه داشته باشید.

در همایش های چند روزه، بهتر است هتلی را نزدیک به جاذبه های گردشگری شهر انتخاب کنید تا افراد بتوانند بعد از همایش به جاذبه های گردشگری بروند و سرگرم شوند.

5. کمک گرفتن از نیروها و کارمندان هتل

در روز برگزاری همایش، شما نیاز دارید تا از دیگر افراد برای پذیرایی از مهمانها، آماده کردن وسایل و… کمک بگیرید. از مدیر هتل بپرسید که در روز همایش، چند نفر از نیروها و پرسنل هتل به کمک شما می آیند و از ابتدا تا انتهای همایش با تیم شما همراه هستند. بعد از مشخص شدن نیروهای هتل، با آنها صحبت کنید و وظایف هریک را توضیح دهید تا در روز همایش به شما کمک کنند تا بهترین نتیجه را بگیرید.

یکی از وظایف ایونت پلنر، مشخص کردن وظایف افراد در هنگام برگزاری همایش است. اگر می خواهید در وقت و انرژی خود صرفه جویی کنید و یک همایش فوق العاده عالی را برگزار کنید، فرم درخواست ایونت پلنر را پر کنید و از مشاوره رایگان تیم یسنا آنلاین بهره مند شوید.

6. سوال پرسیدن از دیگران برای پیدا کردن بهترین هتل

اگر در حوزه شما، افرادی بوده اند که قبل از شما همایش یا سمینار برگزار کرده اند، از آنها بپرسید که آیا از برگزاری همایش یا سمینار خود در آن هتل راضی بوده اند یا خیر؟ از افراد بپرسید که آیا تجربه خوبی از انتخاب آن هتل داشته اند؟ آیا حاضر هستند که همایشهای بعدی خود را نیز در آن هتل برگزار کنند؟ با جستجو در اینترنت هم می توانید به نظرات افراد از انتخاب هتل برای همایش خود پی ببرید و هوشمندانه تر هتل مناسب رویداد خود را پیدا کنید.

یکی دیگر از مزایای کمک گرفتن از ایونت پلنر یا برنامه ریز رویداد این است که با کیفیت سالنها و هتلهای مختلف آشنایی دارد و می تواند به شما کمک کند تا بهترین هتل را برای برگزاری همایش خود پیدا کنید و با توجه به بودجه خود، همایشتان را به بهترین شکل ممکن برگزار کنید. اگر می خواهید همایش شما به بهترین شکل ممکن اجرا شود، فرم درخواست ایونت پلنر را پر کنید.

در این نوشته با ۶ نکته مهم در انتخاب هتل مناسب برای برگزاری همایش آشنا شدید. از اینکه تا انتهای این نوشته با ما همراه بودید از شما متشکریم.