چجوری یک همایش موفق برگزار کنید؟

چگونه می توانید همایشی موفق و خاص برگزار کنید؟

اگر صاحب یک برند یا کسب و کار باشید، احتمالا با اهمیت برگزاری سمینار و همایش آشنایی دارید. برگزاری همایش باعث می شود که افراد بیشتری شما را بشناسند و راحت تر بتوانید اطلاعات، محصولات و خدمات خود را به دیگران معرفی کنید. به کمک برگزاری سمینار و همایش است که معروفیت برند شما بیشتر می شود و افراد بیشتری از برند شما و محصولاتتان استقبال می کنند.

برگزاری همایش به همان اندازه که هیجان انگیز است، می تواند استرس زا هم باشد! اگر قصد برگزاری همایش را دارید و احساس نگرانی و استرس می کنید، باید بدانید که احساستان کاملا طبیعی است و این استرس شما، کمکتان می کند تا کارهای لازم برای برگزاری همایش موفق را بدانید و تلاش کنید تا همایش شما هرچه بهتر و بی نقص تر برگزار شود. در این نوشته از یسنا آنلاین می خواهیم شما را راهنمایی کنیم تا بدانید که چگونه یک همایش موفق برگزار کنید؟ از شما می خواهیم تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

۶ نکته برای برگزاری یک همایش موفق و به یاد ماندنی

برای اینکه یک همایش موفق برگزار کنید، باید به نکات زیر توجه داشته باشید:

1. موضوع و هدف همایش خود را مشخص کنید.

برگزاری همایش و سمینار، سطوح و اهدافهای مختلفی دارد. در گام اول، شما باید به هدف از برگزاری همایش خود فکر کنید. اینکه می خواهید برند خود را به مردم معرفی کنید، از محصولات و خدمات جدیدتان رونمایی کنید، اطلاعات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، نظرات خود را با دیگران در میان بگذارید و از متخصصان حوزه خود بخواهید اطلاعاتشان را به شما منتقل کنند، از مشتریان قدیمی خود تشکر کنید یا قصد فروش محصولات خود را با تخفیف ویژه دارید، از جمله اهداف شما برای برگزاری یک همایش می توانند باشد.

به صورت دقیق برنامه ریزی کنید و تمام گامهای لازم را مشخص کنید. بعد از اینکه موضوع و هدف همایش مشخص شد، حالا باید برای انجام کارهای همایش برنامه ریزی کنید. ابتدا باید سقف بودجه خود را مشخص کنید و با توجه به بودجه تان، سالن همایش را انتخاب کنید، تعداد مهمانان همایش را تخمین بزنید، هدایای تبلیغاتی خود را تهیه کنید و برای تشریفات همایشتان برنامه ریزی کنید.

برای اینکه وقت شما صرف جزئیات برگزاری همایش مثل انتخاب سالن همایش، انتخاب تشریفات و پذیرایی و… نشود، می توانید بهترین و حرفه ای ترین خدمات دهندگان را در بخش آگهی های سایت یسنا آنلاین پیدا کنید و با افراد حرفه ای و مطمئن همکاری داشته باشید.

2. برای همایش خود تبلیغات کنید.

همایش های موفق، تبلیغات گسترده ای دارند و با کمک چاپ پوستر، بنر و تبلیغات حرفه ای، کاری می کنند که شرکت کنندگان بیشتری در همایش آنها ثبت نام کند. برای اینکه تبلیغات همایش شما موفق تر و جذاب تر باشد، می توانید از موسسه های تبلیغاتی خلاق و گرافیست های حرفه ای برای طراحی پوستر و بنر کمک بگیرید. همچنین از متخصصان بازاریابی برای پر کردن همایش خود کمک بگیرید.

3. سالن مناسب برای همایشتان را انتخاب کنید.

سالن مناسب برای برگزاری همایش، سالنی هست که صندلی های راحتی داشته باشد، سیستم صوتی و تصویری عالی و درجه یکی داشته باشد، از اتاق فرمان و سن بزرگ برخوردار باشد، سیستم تهویه هوا و وسایل گرمایشی و سرمایشی داشته باشد، آکوستیک آن حرفه ای بوده و نورپردازی خلاقانه و بی نقصی داشته باشد. برای انتخاب یک سالن عالی، تمام این معیارها را در نظر بگیرید و سپس سالن همایش متناسب با بودجه خود را مشخص کنید.

سالن همایش شما، مهمتر از آن چیزی است که فکر می کنید!

نکته مهمی که باید در نظر بگیرید این است که سالن همایش خود را بزرگتر یا کوچکتر از تعداد مهمانهایتان انتخاب نکنید. اگر تعداد مهمانان همایش شما زیاد باشد و شما مکان کوچکی را انتخاب کرده باشید، جا برای همه افراد کافی نخواهد بود و همایش شما دچار شلوغی و بی نظمی می شود؛ برعکس، اگر مکان همایش بزرگ باشد و تعداد شرکت کنندگان کم باشد، اینطور به نظر می رسد که افراد از همایش شما استقبال نکرده اند و در مراسم شما ثبت نام نکرده اند!

وقتی می خواهید با مدیر سالن همایش قرارداد ببندید و آن سالن را رزرو کنید، حتما به سیستم صوتی آن سالن توجه کنید. سیستم صوتی همایش باید صدا را به صورت طبیعی و یکدست در تمام قسمتهای سالن پخش کند؛ همچنین دقت کنید که پاورپوینت شما به خوبی و باکیفیت عالی روی پرده نشان داده شود، زیرا صدای شما و پاورپوینت شما، باعث می شود که اطلاعات به خوبی به افراد منتقل شود.

اهمیت به نورپردازی سالن همایش

نورپردازی سالن همایش، نکته مهمی است که باید آن را خوب در نظر داشته باشید. در سالن همایش، نور باید به صورت موضعی در سالن پخش شده باشد؛ یعنی در قسمت سِن سالن، نور باید بیشتر باشد تا سخنرانان به خوبی دیده شوند. در مقابل، نور سالن نباید زیاد باشد؛ زیرا تمرکز افراد و سخنران همایش را پرت می کند و آزاردهنده است.

سالنی را انتخاب کنید که امکان عکاسی و فیلمبرداری داشته باشد. در مقاله قبلی وب سایت یسنا آنلاین هم درباره اهمیت عکاسی و فیلمبرداری از همایش صحبت کرده بودیم و دوباره تاکید می کنیم که وجود فیلمبردار و عکاس در سالن همایش شما الزامی است. عکاس و فیلمبردار شما، تمام لحظه های سمینار و همایشتان را ثبت می کند و این کار، رزومه کاری شما را پربارتر می کند. ضمناً می توانید از فیلمها و عکسهای همایش، برای جذب افراد در همایشهای بعدی هم استفاده کنید.

4. هدایای تبلیغاتی خود را تهیه کنید.

هدایای تبلیغاتی، چیزی است که بعد از همایش شما به یادگار می ماند و افراد با نگاه کردن به آن، یاد شما و همایشتان می افتند. خودکار، خودنویس، سررسید، کیف، لیوان، کلاه، ماگ، سی دی های آموزشی و پکیج های ارزشمند از جمله هدایای تبلیغاتی رایج هستند که شما می توانید بعد از همایشتان به حضار بدهید و از آنها بابت حضورشان تشکر کنید.

5. دکور و دیزاین همایش خود را انتخاب کنید.

ظاهر همایش شما هم باید چشم نواز و آراسته باشد؛ در نتیجه، به زیبایی ظاهر همایش و سِن، اهمیت زیادی بدهید. گل آرایی، انتخاب پوستر مناسب و طراحی جایگاه سخنرانی باعث می شود که ظاهر همایش شما بهتر و خاص تر شود.

6. به پذیرایی از مهمانان همایش فکر کنید.

در زمان استراحت یک همایش، شما باید از شرکت کننده های همایش پذیرایی کنید تا سرحال تر و باانرژی تر برای بخش بعدی همایش شما آماده شوند. با سرو کردن انواع نوشیدنی ها، کوکتل های میوه، کوکی ها، شیرینی های خاص و فینگرفودها، می توانید به خوبی از مهمانان همایشتان پذیرایی کنید.

انجام دادن این کارها باعث می شود که همایشی موفق و خاص برگزار کنید و بتوانید رضایت شرکت کنندگان همایش را به دست بیاورید. اگر در فکر برگزاری همایش هستید، می توانید روی یسنا آنلاین حساب کنید و بهترین و حرفه ای ترین خدمات دهندگان را در یسنا آنلاین پیدا کنید.

در این نوشته با ۶ نکته مهم برای برگزاری یک همایش موفق آشنا شدید. از اینکه تا انتهای این نوشته با یسنا آنلاین همراه بودید، از شما متشکریم.