با مشکلات رایج در همایش ها آشنا شوید!

آیا تا به حال برای برگزاری رویدادهایی مثل همایش و سمینار برنامه ریزی کرده اید؟

اگر جوابتان مثبت است، پس می دانید که این کار چقدر استرس زا و وقت گیر است و چقدر باید تلاش کنید تا رویداد شما به خوبی و بدون مشکل برگزار شود. گاهی اوقات مشکلات پیش بینی نشده در همایش یا سمینار رخ می دهد که باعث مضطرب شدن و ناراحت شدن مسئول همایش می شود و باعث می شود که همایش به خوبی پیش نرود.

در این نوشته می خواهیم درباره ۱۰ مشکل رایج در همایش با شما صحبت کنیم و از شما می خواهیم که تا انتهای این نوشته با ما همراه باشید.

۱۰ مورد از مشکلات رایج در همایش که باعث نگران شدن شما می شود چیست؟

۱- گنجایش سالن برای مهمانان کم یا زیاد است!

گاهی اوقات پیش می آید که بعد از اجاره سالن همایش یا سمینار و درست در روز برگزاری همایش، ناگهان مشاهده می کنید که گنجایش سالن، از تعداد شرکت کننده های همایش کمتر است و در نتیجه بعضی از مهمانها باید سرپا بایستند! گاهی اوقات هم برعکس این موضوع اتفاق می افتد و فضای سالن، خیلی بیشتر از فضای موردنیاز ماست و بسیاری از فضا خالی و بدون استفاده مانده است! بهترین راه برای اینکه چنین مشکلی پیش نیاید این است که با توجه به تعداد حدودی ثبت نام کننده ها، اقدام به ثبت نام برای همایش کنید.

۲- وسایلی مثل لب تاب، پرزنتر، سیستم نور، سیستم تهویه و… در همایش از کار می افتند!

گاهی اوقات پیش می آید که وسط همایش، وسایلی مثل کولر، چیلر، لب تاب، پرزنتر، نمایشگر، سیستم صوتی و… از کار می افتند و همین موضوع باعث به وجود آمدن اختلال و مشکل در همایش می شود. بهترین راه حل برای جلوگیری از به وجود آمدن این مشکل، این است که تمام وسایل را یک بار قبل از برگزاری همایش چک کنید تا از سالم بودن آنها مطمئن شوید.

۳- مخاطبان شما، به صحبتهایتان توجهی نمی کنند!

یکی دیگر از مشکلات رایج در همایش این است که مخاطبهای همایش به صحبتهای شما گوش نمی کنند و توجهی به مطالب شما ندارند. راه حل این مشکل، سوال پرسیدن از مخاطبان و گفتن یک جک یا موضوع بامزه است تا خستگی ذهنی افراد از بین برود و به صحبتهای شما توجه کنند.

۴- زمان را از دست می دهید و زمان کم می آورید!

یکی دیگر از مشکلات رایج در همایش، بحث زمان و برنامه ریزی زمانی است. اگر می خواهید در طول همایش زمان کم نیاورید و تمام برنامه ها را طبق برنامه جلو ببرید، یک تایمر در کنار وسایلتان بگذارید تا زمان را به شما نشان دهد.

۵- مطالبی که باید بگویید را فراموش کرده اید!

به عقیده بسیاری از سخنرانان و برگزارکنندگان همایش و سمینار، فراموش کردن مطالب مهم در سخنرانی، یک مشکل بسیار استرس زا و ناراحت کننده است. بهترین راه برای اینکه از فراموش کردن مطالب مهم در سخنرانی جلوگیری کنید، این است که چندین بار قبل از همایش، سخنرانی خود را با صدای بلند تمرین کنید.

۶- نمی دانید چطور جواب سوالهای آنها را بدهید!

گاهی اوقات در طول همایش پیش می آید که مخاطب شما، سوالی را از شما می پرسد که پاسخ درست آن را نمی دانید! اگر چنین مشکلی پیش آمد، به جای نگران شدن و استرس گرفتن، آنها را به منابع خودتان ارجاع دهید تا پاسخ سوالشان را بگیرند. یادتان باشد که گاهی اوقات، ندانستن اصلا ایرادی ندارد و قرار نیست شما همه چیز را بلد باشید.

۷- استرس بر شما غلبه کرده است!

یکی دیگر از مشکلات رایج در همایش این است که استرس و اضطراب به شما غلبه کند؛ تا حدی که نتوانید صحبت کنید و دست و پاهای شما شروع به لرزش کند. بهترین راه برای غلبه بر استرس در همایش، این است که خوب تمرین کنید، صحبتهای خود را یک بار برای کسی ارائه دهید و به خوبی آماده باشید.

۸- مخاطبان شما، شروع به گله و اعتراض می کنند!

اگر می بینید که مخاطبان شما شروع به اعتراض، گله کردن، پرسیدن سوالهای نامربوط و کارهای این چنینی کرده اند، باید بدانید که آنها خسته شده اند و نیاز به استراحت دارند. پس یک استراحت کوتاه به آنها بدهید. بهترین روش برای جلوگیری از چنین مشکلی این است که قبل از خسته شدن مخاطبان همایش، برای استراحت آنها برنامه ریزی کنند تا با تغذیه و صحبت با هم، انرژی آنها شارژ شود و برای قسمت بعدی همایش آماده شوند.

۹- زمان کمی به همایش مانده است و شما هنوز سخنرانهای خوبی برای همایشتان انتخاب نکرده اید!

یکی از بخشهای جذاب و مهم در همایش، زمانی است که سخنرانان بزرگ و مطرح شروع به صحبت می کنند و تجربیاتشان را با دیگران به اشتراک می گذارند. یکی از مشکلات رایج در همایش ها و رویدادها این است که سخنرانان خوبی برای رویداد پیدا نمی شوند. برای حل کردن این مساله می توانید به رویدادهای مشابه نگاه کنید و ببینید که از چه افرادی برای سخنرانی استفاده کرده اند. سپس با این سخنرانها ارتباط برقرار کنید و از آنها بخواهید که سخنرانی در همایش شما را نیز انجام دهند. البته حضور یک ایونت پلنر هم می تواند در این زمینه کمک زیادی به شما بکند تا بهترین افراد را برای روز همایشتان انتخاب کنید.

۱۰- مهمانان همایش، از مدل پذیرایی و خوراکی ها راضی نیستند!

من اخیراً در همایشی شرکت کرده بودم که در زمان پذیرایی، خوراکی ها کم آمده بودند و همین موضوع باعث نارضایتی و ناراحتی مهمانان همایش شده بود. پذیرایی در همایش، یک موضوع واقعا مهم است که می تواند یک همایش را به موفقیت برساند یا آن را به هم بزند! پس اگر دوست ندارید با انتخابهای نادرست، مهمانان و شرکت کننده ها از همایشتان ناراضی شوند؛ به بخش غذا و پذیرایی همایش توجه بیشتری بکنید. اگر قرار است غذا را از کترینگ یا رستوران خاصی بگیرید، حتما یک بار قبلا نمونه غذایشان را چشیده باشید و از کیفیتشان مطمئن شوید. در هنگام خرید قهوه، چای، میوه، کیک و شیرینی هم تعداد مهمانها را در نظر بگیرید و به اندازه خرید کنید.

آنچه در این نوشته خواندید، ۱۰ مورد از مشکلات رایج در همایش بود؛ البته تعداد مشکلات یک رویداد بزرگ مثل همایش و سمینار بیشتر از این تعداد است. مهمترین نکته در هنگام بروز مشکل در همایش این است که آرامش خود را حفظ کنید و با تسلط داشتن بر خودتان و رفتارتان، در پی حل این مشکلات باشید.

در نوشته های بعدی، باز هم درباره موضوعات مهم برای برگزاری یک همایش موفق با شما خواهیم بود.

از اینکه تا انتهای این نوشته با ما همراه بودید از شما متشکریم.