برگزاری همایش، کاری سخت و پرزحمت است که ریزه‌کاری‌های زیادی دارد. اگر قصد برگزاری یک همایش خوب و بی نقص را دارید، باید از مدتها قبل به فکر آن باشید.در این نوشته می‌خواهیم لیست اقدامات موردنیاز برای برگزاری همایش را برای شما بیان کنیم. اگر در برگزاری همایش کم تجربه هستید، حتما این نوشته را بخوانید تا با کارهای لازم برگزاری رویدادها و همایش‌ها بیشتر آشنا شوید.

چک لیست یا فهرست اقدامات، یک ضرورت برای ایجاد نظم و عامل موفقیت هر همایش یا کنفرانسی محسوب می‌شود. این چک لیست به شما کمک می‌کند که بدانید چه کارهایی را باید قبل از برگزاری همایش انجام دهید:

• مشخص کردن اهداف، عنوان همایش، نوع، زمینه و دستاوردهای همایش ( ۶ ماه تا یک سال قبل از برگزاری همایش)
• بودجه‌بندی و تخمین و تقسیم هزینه‌ همایش
• تعیین تاریخ برگزاری همایش

• انتخاب محل برگزاری و سالن همایش
• دبیر همایش / اعضای کمیته علمی و اجرایی (داوران) / سخنرانان اصلی همایش
• مشخص کردن مدعوین داخلی و خارجی

• ارائه روشهای ثبت نام شرکت کنندگان در همایش
• فکر کردن درباره روش‌های جذب مخاطب و بازاریابی
• تعیین راه‌های جذب حامیان مالی/ اسپانسرهای همایش

• تعیین محل و رزرو محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی
• طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی
• تهیه پروپوزال همایش

• طراحی لوگو
• راه اندازی وب سایت همایش
• باز کردن حساب بانکی برای ثبت نام شرکت کنندگان همایش

• مشخص کردن هدایا، جوایز و تندیس‌های لازم
• تماس و هماهنگی با خبرنگاران و خبرگزاری‌ها
• بنر و استندهای روی سِن، خوش‌آمد گویی و تابلوهای راهنما در اطراف محل برگزاری
• کارت‌های دعوت افتتاحیه، مراسم و اختتامیه

• تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای همایش
• تعیین قاری کلام ا… مجید
• هماهنگی با ارگان‌های ذیربط (وزارت امور خارجه، ارتباطات، صدا و سیما، نیروی انتظامی، راهنمایی و رانندگی و… همچنین رسانه‌های مورد نیاز)
• کارت یا پرچ سینه / کارت گردنی و کاور برای نیروهای اجرایی سالن
• پاکت A4 و A5
• بروشور و بولتن

• تهیهٔ پاورپوینت و فایل ارائه برای سخنرانان
• کنداکتور همایش و چاپ کنداکتور برای شرکت کنندگان
• ایجاد کارگاه‌های تخصصی و آموزشی
• تعبیهٔ نمازخانه، ناهار خوری و خوابگاه (در صورت لزوم) در زمان برگزاری همایش
• تجهیز مکان مناسب جهت استقرار ستاد اجرایی و دبیرخانه
• راه اندازی واحد بین الملل شامل مدیر، مترجم، کارشناس، تایپیست، کارپرداز، منشی
• تجهیزات دبیرخانه‌ای شامل تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری
• پیش بینی انبار تدارکات و پشتیبانی
• آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات محرمانه

• اعلام زمان نصب و توزیع پوسترها جهت فراخوان
• طراحی و ساخت تریبون
• پرچم در ابعاد بزرگ و کوچک برای روی سن و روی میز سخنرانان
• ساخت باجه تحویل امانات (موبایل، کیف و…)
• تهیه لباس‌های تشریفات هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی
• گل آرایی و آذین بندی، زیباسازی سالن‌های همایش
• مترجمین همزمان زبان‌های مدعوین خارجی
• تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی

• تعبیه ژنراتور برق و سیستم تهویه مناسب
• نورپردازی و سیستم صوتی و تصویری سالن همایش
• پذیرایی صبحانه، میان وعده، نهار و شام
• محل اسکان پرسنل حفاظت و امنیت
• برنامه ریزی جهت سیستم ثبت نام، صدور کارت و صدور گواهینامه شرکت کنندگان
• تهیه و ساخت مولتی مدیا و برشورها (حاوی اطلاعات مربوط به همایش و اسپانسرها)
• تیم عکاسی و فیلم برداری جهت مستند سازی، تهیه گزارش و ساخت کلیپ و تیزر
• ویدئو پروجکشن به همراه سیستم و پرده نمایش
• استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان‌های مدعو
• آماده سازی میز اطلاعات
• غرفه سازی نمایشگاه (در صورت لزوم) / امکان ثبت نام غرفه‌ها در سایت

• تعبیه میکروفن (یقه‌ای- بی‌سیم)
• دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون
• تست میکروفون‌ها و سیستم‌های صوتی و تصویری قبل از ورود میهمانان

• کلیپ برای معرفی همایش و انتشار در شبکه‌های اجتماعی
• لوح‌های یادبود برای سخنران، مهمانان ویژه، مدعوین، تیم اجرایی و…
• فرم نظرسنجی به صورت آنلاین یا آفلاین
• فراهم کردن محل مناسب برای پارکینگ مهمانان

اگر می‌خواهید بهترین و خاص‌ترین همایش‌ها را برگزار کنید و در برگزاری همایشهای خود بسیار موفق باشید، با وب‌سایت یسنا آنلاین همراه باشید تا با بهترین و مطمئن‌ترین خدمات‌دهندگان مراسمات و همایش‌ها آشنا شوید.