ایونت پلنر کیست؟

با ایونت پلنر بیشتر آشنا شوید!

اگر قصد برگزاری یک رویداد بزرگ مثل همایش یا سمینار را دارید، می توانید برای مدیریت بهتر کارها و هماهنگی برنامه های خود از یک ایونت پلنر حرفه ای و باتجربه کمک بگیرید.

اما شاید بپرسید که ایونت پلنر چه کسی است و چه کارهایی را انجام می دهد؟ در این نوشته می خواهیم درباره وظایف ایونت پلنر با شما صحبت کنیم و از شما دعوت می کنیم تا انتهای این نوشته با ما همراه باشید.

ایونت پلنر چه کسی است؟

ایونت پلنر یا برنامه ریز رویداد، کسی است که تمام کارهای یک رویداد بزرگ مثل همایش و سمینار را بر عهده می گیرد. صفر تا صد کارها و جزئیات برگزاری یک رویداد بر عهده ایونت پلنر است.

برنامه ریز رویداد یا ایونت پلنر، مکان مناسب برای رویداد را انتخاب می کند، کارهای موردنیاز برای پذیرایی از مهمانان همایش یا سمینار را انجام می دهد و تمام جزئیات برگزاری رویداد را برعهده می گیرد.

ایونت پلنر چه کارهایی را انجام می دهد؟

1. ایونت پلنر یا برنامه ریز رویداد، ابتدا با فردی که قصد برگزاری همایش یا سمینار دارد ملاقات می کند و از او درباره هدف برگزاری رویداد سوالاتی را می پرسد.
2. ایونت پلنر درباره کارهای مرتبط با رویداد مانند زمان برگزاری، مکان برگزاری، برنامه های قابل اجرا و هزینه ایونت، از طرف مقابل سوال می پرسد و اطلاعاتش را تکمیل می کند.
3. بعد از توافقات اولیه با مدیر رویداد، ایونت پلنر شروع به پیدا کردن مکان مناسب برای همایش یا سمینار می کند و بهترین خدمات دهندگان را برای برگزاری رویداد پیدا می کنند.
4. یک ایونت پلنر حرفه ای می تواند کنفرانس های علمی، انواع سمینارها، همایش ها، ملاقات های کاری، قرارهای دوستانه، دورهمی های شغلی و… را به خوبی مدیریت کند.
5. از ابتدا تا انتهای یک رویداد، با دانش و نظارت ایونت پلنر پیش می رود. از مدتها قبل از برگزاری رویداد، کارهای ایونت پلنر شروع می شود و بعد از اتمام رویداد و تسویه حساب با خدمات دهندگان، کار ایونت پلنر ادامه دارد.
6. تمام کارهای رویداد از قبیل پذیرایی از مهمانان، آماده کردن سالن، انتخاب بهترین تیم عکاسی، تهیه امکانات موردنیاز و حمل و نقل برعهده ایونت پلنر است.

و اما دیگر وظایف ایونت پلنر چیست؟

1. ایونت پلنر، با آرامش، نظم و مدیریت دقیق، کارهای همایش یا سمینار مشتری را مدیریت می کند.
2. برگزار کننده رویداد باید وظایف تیم خود را مشخص کند و با آنها در ارتباط باشد تا هر کسی، مسئولیتهایش را به خوبی انجام دهد.
3. ایونت پلنر، درباره خدمات دهنده ها، اطلاعات کافی را در اختیار دارد و می تواند برای انتخاب عکاس و فیلم بردار، سالن همایش یا سمینار، نوع پذیرایی از مهمانان و… پیشنهادهای خوبی را ارائه دهد.
4. ایونت پلنر، تمام تلاشش را می کند تا تمام انتظارات مشتری اش برآورده شود و رویداد، با نظم و جدیت برگزار شود.
5. ایونت پلنر می تواند تمام هزینه های یک رویداد را محاسبه کند و با مشتری در میان بگذارد. مدیریت هزینه ها و پرداخت صورت حسابهای همایش بر عهده ایونت پلنر است. یعنی ایونت پلنر باید مدیریت مالی و مدیریت بودجه را هم به خوبی بلد باشد.
6. یک برنامه ریز رویداد، باید هنر و خلاقیت برگزاری انواع رویدادهای رسمی و غیررسمی را داشته باشد و برای برگزاری بهترین رویداد، تمام تلاشش را به کار گیرد.
7. ایونت پلنر، هزینه و بودجه رویداد را تخمین می زند و می تواند با هر بودجه ای، یک رویداد متناسب برگزار کند.
8. ایونت پلنر باید روی عملکرد اعضای تیم نظارت دقیق داشته باشد و اگر کسی مسئولیتش را به خوبی انجام نداد، سریعا آن را جایگزین کند تا مشکلی در برگزاری رویداد پیش نیاید.
9. زمان بندی رویداد، تهیه امکانات، تعیین نوع پذیرایی و خوشامدگویی به مهمانان و سخنرانان همایش یا سمینار و کارهای دیگر بر عهده برنامه ریز رویداد است. یعنی ایونت پلنر، مسئولیت ایجاد احساس رضایت و نظر مثبت در شرکت کنندگان رویداد است.

ماموریت اصلی ایونت پلنر چیست؟

در واقع، برنامه ریز رویداد یا ایونت پلنر، تمام تلاشش را می کند تا آن جلسه، همایش و رویداد به هدف اصلی اش دست پیدا کند. مثلا اگر فردی همایشش را به قصد برندسازی برگزار کرده است، ایونت پلنر، با انواع روشهای تبلیغات و بازاریابی و با استفاده از بهترین مدل پذیرایی از مهمانان، کاری می کند که نام آن شرکت یا نام برند در ذهن افراد ماندگار شود.

یکی از مهمترین وظایف ایونت پلنر، پیدا کردن مکان مناسب رویداد است. ایونت پلنرها، باید مکان مناسب رویداد را پیدا کنند. هتلها، سالنهای مخصوص جلسات و مراکز اداری، از جمله رایج ترین مکانها برای برگزاری همایش هستند. ایونت پلنر، بررسی می کند که آیا آن مکان می تواند تمام انتظارات افراد را برآورده کند؟ و آیا آن مکان، امکانات کافی را برای مهمانان رویداد دارد یا خیر؟

خدمات پشتیبانی همایش و سمینار هم برعهده برنامه ریز رویداد است. ایونت پلنر، برای تهیه وسایل پذیرایی و وعده های غذایی با رستورانها، شیرینی سراها و کترینگ ها مذاکره می کند و به آنها سفارش می دهد. هم چنین برای خدمات فیلمبرداری و عکاسی از رویداد با عکاسها و تیم فیلمبرداری هماهنگ می کند. مدیریت زمان سخنرانی افراد سخنران رویداد هم برعهده برگزارکننده رویداد است تا تمام برنامه ها، روی زمان دقیق پیش برود. تیم ایونت پلنری، باید روی روند اجرای برنامه ها نظارت کامل داشته باشند و از اجرای ناقص رویداد پیشگیری کنند.

برای انتخاب نوع همایش خود، به یک برنامه ریز رویداد خوب اعتماد کنید!

ایونت پلنر، می تواند به افراد مشاوره بدهد که چه نوع همایش یا سمیناری را با چند نفر مهمان و به چه صورت برگزار کنند؟ مثلا می تواند شما را راهنمایی کند که در حال حاضر به چه رویدادی در کسب و کار خود نیاز دارید. ایونت می تواند همایش معارفه محصول، همایش تقدیر، همایش آموزشی، همایش معرفی استارتاپ، همایش معرفی دوره، دورهمی همکاران و… باشد و ایونت پلنر، به شما کمک می کند تا نوع و مدل همایش موردنیازتان را تشخیص دهید.

در چه مواردی می توانید از خدمات ایونت پلنرها استفاده کنید؟

• اگر قصد برگزاری همایش، سمینار، دورهمی شغلی یا قرارملاقات های بزرگ را دارید، می توانید کارهای مربوط به مراسم خود را به یک ایونت پلنر بسپارید و خودتان، به سایر جنبه های رویداد مثل متن سخنرانی، نوع بازاریابی در رویداد، تبلیغات، نوع ارائه خدمات، دعوت مهمانان و… بپردازید.
• اگر تجربه کمی در برگزاری همایش و سمینار دارید و می خواهید بهترین نتیجه را از رویداد خود به دست آورید، ایونت پلنر به شما کمک می کند تا سمینار و همایش خود را به بهترین شکل ممکن برگزار کنید.
• اگر زمان کمی تا روز همایش و سمینار باقی مانده است؛ اما کارهای زیادی مانده که انجامشان نداده اید و نگران کارهای مهم همایش خود هستید، می توانید با کمک برنامه ریز رویداد، کارهای همایش و سمینار را خیلی سریع انجام دهید.
• اگر با بهترین خدمات دهنده های مراسمها آشنایی ندارید و می خواهید بهترین و مطمئن ترین مراکز را برای همکاری در برگزاری رویداد خود انتخاب کنید، می توانید از یک ایونت پلنر حرفه ای کمک بگیرید تا بهترینها را برای شما پیدا کند.
• اگر استرس زیادی برای برگزاری مراسم خود دارید و می خواهید با خیال راحت و بدون استرس، از اجرای عالی همایش خود مطمئن شوید.

در این نوشته از سایت یسنا آنلاین، متوجه شدید که ایونت پلنر کیست و چه وظایفی برعهده دارد. شما می توانید برای برگزاری هرچه بهتر همایشها و سمینارهای خود، از خدمات و کمکهای ایونت پلنر استفاده کنید و بهترین و خاص ترین مراسمها را برگزار کنید. اگر به زودی قرار است یک همایش بزرگ برگزار کنید، می توانید مقاله مربوط به لباس مناسب همایش را نیز مطالعه کنید.